這篇 n8n 教學帶你從零開始：先選擇雲端版或自架版、認識 5 個基本概念，再用 6 個步驟實作一條「網站表單詢問 → AI 自動分類與摘要 → 寫入 Google 試算表 → 寄信通知負責同仁」的 AI 自動化工作流，最後整理新手最常卡關的地方與解法。
n8n 是近年企業最常用的流程自動化工具之一，能用拖拉節點的方式串接 Email、試算表、CRM 與各種 AI 服務。對中小企業來說，它最大的價值是「不必等工程師排程」，行政、業務或行銷同仁就能把每天重複的工作自動化。
內容摘要
什麼是 n8n？適合哪些工作
n8n（念作 n-eight-n）是一套以「工作流」為核心的自動化平台：你把一件工作拆成好幾個步驟，每個步驟是一個節點，節點之間用線連起來，資料就會依序流過每個節點被處理。它內建數百種常用服務的串接節點，也能透過 HTTP Request 節點呼叫任何提供 API 的系統。
適合交給 n8n 的，通常是規則清楚、每天或每週重複發生的工作，例如：
- 網站表單或詢價信進來時，自動通知業務並記錄到試算表
- 每週一早上自動彙整廣告與網站數據，寄出週報
- 新客戶簽約後，自動建立資料夾、寄送歡迎信與內部通知
- 把客服常見問題交給 AI 先分類，再派給對應的同仁
近年 n8n 也加入 AI Agent、大型語言模型等 AI 節點，讓流程中「需要讀懂內容」的步驟可以交給 AI 處理，這也是本文實作的重點。
開始前：雲端版還是自架版？
n8n 有兩種使用方式，依官方文件說明整理如下（各方案功能與費用會調整，請以官方最新公告為準）：
| 比較項目 | n8n Cloud（雲端版） | 自架版（Self-hosted） |
|---|---|---|
| 安裝與維護 | 官方代管主機、更新與擴充 | 自己準備主機，負責安裝、更新、備份與資安 |
| 上手速度 | 註冊即可使用，有免費試用期 | 需要基本的伺服器或 Docker 知識 |
| 費用結構 | 依方案按月或按年訂閱 | 社群版免費，另需負擔主機與維護人力；進階功能需付費授權 |
| 資料存放 | 存放在官方雲端 | 存放在企業自己的主機，掌控度高 |
| 適合誰 | 想先快速試用、沒有 IT 人力的團隊 | 重視資料掌控、流程量大或已有技術人員的企業 |
我們的建議是：先用雲端版試用期把第一條流程做出來，確認真的會長期使用、流程量也逐漸變大，再評估是否改為自架。若要處理客戶個資或內部機密，自架版能讓資料留在自己的主機上，但也要有人負責維運。
先懂 5 個基本概念
- 工作流（Workflow）：一整條自動化流程，例如「表單詢問自動分類與通知」。
- 觸發節點（Trigger）：流程的起點，決定什麼時候啟動，例如收到表單、排定時間（Schedule Trigger）、收到 Webhook 呼叫。
- 節點（Node）：流程中的每一個動作，例如整理欄位、呼叫 AI、寫入試算表、寄信。
- 憑證（Credentials）：讓 n8n 代替你登入其他服務的授權資料，例如 Google 帳號、OpenAI API 金鑰，集中管理、可重複使用。
- 執行紀錄（Executions）：每次流程跑完的紀錄，可以看到每個節點收到與輸出的資料，是除錯的第一站。
n8n 教學實作：6 步驟建立第一個 AI 工作流
以下用一個多數企業都用得到的情境示範：官網收到客戶詢問後，由 AI 判斷詢問類型並寫摘要，自動存進 Google 試算表，再寄信通知對應的同仁。
步驟 1：用 Form Trigger 接收表單
新增工作流後，第一個節點選擇 Form Trigger，設定姓名、Email、公司與詢問內容等欄位，n8n 會產生一個表單網址。如果官網已經有表單，也可以改用 Webhook 節點，讓官網表單送出時把資料傳給 n8n。
步驟 2：用 Edit Fields 整理欄位
加入 Edit Fields（Set）節點，只保留後面會用到的欄位，並統一命名（例如 name、email、company、message）。欄位整理乾淨，後面的節點設定會簡單很多，也比較不容易出錯。
步驟 3：加入 AI 節點做分類與摘要
加入 AI 節點（例如 OpenAI 節點或 Basic LLM Chain），在提示詞中說明任務：「請判斷以下詢問屬於報價、合作、技術或其他哪一類，並用一句話摘要，以 JSON 格式回傳 category 與 summary。」把詢問內容用運算式帶進提示詞。明確列出分類選項並要求固定格式，是讓 AI 輸出穩定的關鍵。
步驟 4：用 Switch 依類型分流
加入 Switch 節點，依 AI 回傳的 category 把資料分到不同路線：報價詢問通知業務、技術問題通知工程或客服、其他類型通知行政窗口。如果只有兩種路線，也可以用 If 節點。
步驟 5：寫入 Google 試算表
加入 Google Sheets 節點，選擇「新增一列」，把收件時間、客戶資料、原始詢問、AI 分類與摘要對應到試算表欄位。累積一段時間後，就能統計每月詢問量與類型分布，作為行銷與業務調整的依據。
步驟 6：寄出通知信、測試後啟用
在每條路線最後加入 Gmail（或 Outlook、LINE 等通訊服務）節點，寄出含 AI 摘要與客戶聯絡方式的通知。全部設定好後，用幾筆不同類型的測試資料跑一次，檢查每個節點的輸出都正確，再把工作流啟用上線。
禾芽在課堂上帶學員實作這條流程時，多數人第一次大約一到兩小時就能完成；真正花時間的通常不是拖拉節點，而是把「怎麼分類」「誰負責回覆」這些規則先跟團隊講清楚。
新手最常卡關的 5 個地方
- 帳號授權失敗：串接 Google、Microsoft 等服務要先建立 OAuth 憑證並完成授權；權限範圍不足或授權過期，是流程突然失敗最常見的原因。
- 搞不清楚資料格式：n8n 節點之間傳遞的是 JSON 資料。善用畫面左側的輸入資料，直接把欄位拖進設定框產生運算式，比手動輸入欄位名稱可靠。
- 每次測試都要重送資料：把一次執行的輸出釘選（Pin data）起來，之後就能重複測試後段節點，不必每次重新送表單或重複呼叫 AI。
- AI 回覆格式不穩定：提示詞要明確列出選項並要求 JSON；也可以搭配結構化輸出解析器，避免 AI 多寫一段說明文字導致後面節點讀不到資料。
- 沒有設定錯誤處理：另建一條錯誤處理工作流（Error Workflow），主流程失敗時自動寄信或傳訊息通知負責人，才不會漏掉客戶詢問。
什麼時候該改用客製代理型 AI？
n8n 很適合規則清楚的流程，但遇到以下情況，流程會越拉越長、越來越難維護，這時改由工程師以程式客製代理型 AI（Agentic AI）通常更穩定：
- 需要多步判斷：例如先讀懂詢價信，再查產品規格與庫存，最後草擬回覆
- 需要同時查詢、比對多個內部系統與資料庫
- 要處理大量格式不一的 PDF、單據或附件
- 對權限控管、稽核紀錄與資料安全有較高要求
另外也要留意長期費用：以執行次數或作業量計費的雲端自動化服務，流程量變大後費用成長很快，長期使用前建議先試算。禾芽的 AI 流程自動化導入 服務就是依流程性質選擇做法：簡單流程用 n8n 建置並教會團隊維護，需要 AI 判斷的流程則客製開發。
想有系統地學：課程與導入協助
如果想讓團隊有系統地學會 n8n，禾芽開設 AI 自動化工作流實戰課程，也提供企業內訓。課程以學員自己的工作情境為題目，從帳號授權、資料整理到串接 AI 一步步實作，結束時每位學員都能帶走一條可以實際使用的工作流。
若已經有想自動化的流程、但不確定該用 n8n 還是客製開發，可以參考 中小企業 AI 導入 的規劃方式，或直接預約免費諮詢，由我們協助評估。
常見問題
n8n 教學要從哪裡開始？
建議先用雲端版免費試用或在自己電腦以 Docker 安裝，跟著官方「建立第一個工作流」範例熟悉介面，再挑一件每天重複做的工作（例如表單通知、資料整理）實際做一次。從真實需求出發，學得最快。
不會寫程式可以學 n8n 嗎？
可以。n8n 以拖拉節點的方式設計流程，多數情境不需要寫程式；理解 JSON 資料格式與簡單的運算式就能完成大部分工作。需要更彈性的處理時，再用 Code 節點寫少量 JavaScript 或 Python。
n8n 自架版真的免費嗎？
自架的社群版（Community Edition）可免費使用，但要自行負擔主機、維護、備份與資安更新；單一登入、多環境等進階功能需付費版本。雲端版與各方案的費用與功能，以 n8n 官方定價頁的最新公告為準。
在 n8n 串 AI 會不會很貴？
n8n 本身不包含 AI 模型費用，串接 OpenAI、Google Gemini 等服務時，依各家 API 用量另外計費。先用少量測試資料估算每筆的用量，並只把真正需要判斷的步驟交給 AI，就能有效控制成本。
資料來源
資料查證日期：2026 年 10 月 21 日。n8n 的方案、功能與介面會持續更新，請以官方最新公告為準。
